Fakturantka: Co obnáší tato práce?

Vytváření a odesílání faktur

Fakturantka má na starosti celou řadu úkolů souvisejících s fakturací. Jedním z nejdůležitějších je vytváření a odesílání faktur. Tato zdánlivě jednoduchá činnost vyžaduje preciznost a znalost pravidel fakturace.

Fakturantka musí zajistit, aby faktura obsahovala všechny povinné náležitosti, jako je název a adresa dodavatele i odběratele, datum vystavení, datum zdanitelného plnění, popis zboží nebo služeb, cena bez DPH, sazba a výše DPH a celková částka k úhradě.

Důležité je také správně označit fakturu a uvést variabilní symbol pro snadnější identifikaci platby.

Fakturantka musí být také schopna pracovat s fakturačním softwarem a vést evidenci o vystavených fakturách.

Odesílání faktur probíhá nejčastěji elektronicky, ale může být i v tištěné podobě.

V každém případě je nutné zajistit, aby se faktura dostala k odběrateli včas a v pořádku.

Správné a včasné vystavování a odesílání faktur je klíčové pro plynulý chod firmy a udržení dobrých vztahů se zákazníky.

Spolupráce s obchodním oddělením

Fakturantka úzce spolupracuje s obchodním oddělením, aby zajistila přesné a včasné fakturační procesy. Komunikace je klíčová, ať už jde o potvrzení objednávek, upřesnění platebních podmínek nebo řešení případných nesrovnalostí. Fakturantka od obchodníků získává podklady pro vystavení faktur, jako jsou dodací listy, smlouvy a informace o klientech. Spolupráce s obchodním oddělením je nezbytná pro udržení plynulého chodu fakturace a spokojenosti klientů. Obě oddělení musí fungovat v synergii, aby se minimalizovala rizika chyb a zpoždění, které by mohly negativně ovlivnit cash flow firmy.

Kontrola plateb a upomínky

Nedílnou součástí náplně práce fakturantky je také kontrola plateb. Pravidelně sleduje stav faktur a ověřuje, zda byly klientem uhrazeny včas. V případě zpožděných plateb fakturantka kontaktuje klienty s dotazem na důvod neuhrazení a snaží se dohodnout nápravu. Pokud se platba opozdí o delší dobu, může fakturantka vystavit upomínku. Vždy by měla postupovat v souladu s interními směrnicemi firmy a s platnou legislativou.

Fakturantka je jako včelí královna účetnictví: stará se o hladký chod celého úlu a bez ní by se byznys brzy propadl do chaosu.

Božena Černá

Evidence a archivace faktur

Fakturantka má na starosti nejenom vystavování faktur, ale také jejich evidenci a archivaci. Správná evidence faktur je klíčová pro finanční zdraví firmy a pro splnění zákonných povinností. Fakturantka musí vést evidenci o všech vystavených i přijatých fakturách, a to jak v elektronické, tak i v tištěné podobě. Evidence musí být přehledná a usnadňovat dohledání faktury v případě potřeby. Kromě evidence faktur má fakturantka na starosti i jejich archivaci. Faktury musí být archivovány po dobu stanovenou zákonem, a to v souladu s pravidly pro archivaci dokumentů. Fakturantka by měla mít přehled o tom, jakým způsobem archivovat faktury a jak dlouho je uchovávat.

Komunikace se zákazníky

Fakturantka má na starosti nejen samotné vystavení faktur, ale často i komunikaci se zákazníky ohledně fakturačních údajů, platebních podmínek a případných reklamací. Schopnost jasně a srozumitelně komunikovat, a to jak písemně, tak ústně, je proto pro fakturantku klíčová. Fakturantka by měla být trpělivá, umět zákazníkům poradit a pomoci s jejich dotazy. Zároveň by měla umět jednat asertivně a profesionálně v případě sporů či stížností. Důležitá je také znalost cizích jazyků, a to zejména v případě, že firma obchoduje se zahraničím.

Řešení problémů s fakturací

Fakturantka má na starosti nejenom vystavování faktur, ale i řešení případných problémů s nimi spojených. Mezi nejčastější potíže patří nesoulad údajů, chybně uvedené částky nebo opožděné platby. V případě nesrovnalostí je nutné kontaktovat klienta a situaci s ním co nejdříve vyjasnit. Důležitá je trpělivost, komunikativnost a schopnost srozumitelně vysvětlit daný problém. Fakturantka by měla mít přehled o platné legislativě a firemních postupech pro řešení sporných situací. V případě pochybností je vždy lepší poradit se s nadřízeným nebo kolegy.

Náplň práce	Fakturantka
Vystavování faktur	Ano
Zasílání faktur klientům	Ano
Spolupráce s účetním oddělením	Ano
Archivace dokladů	Ano
Komunikace s klienty ohledně faktur	Ano
Kontrola plateb	Ano

Spolupráce s účetním oddělením

Fakturantka úzce spolupracuje s účetním oddělením. Tato spolupráce je klíčová pro zajištění plynulého chodu firmy a pro předcházení chybám v účetnictví. Fakturantka předává účetnímu oddělení veškeré potřebné doklady, jako jsou faktury, dodací listy a objednávky. Na základě těchto dokladů pak účetní oddělení zaúčtuje faktury a provede další potřebné účetní operace. Pro bezproblémový chod je důležitá efektivní komunikace mezi fakturantkou a účetním oddělením. Pravidelné schůzky a konzultace pomáhají předcházet nedorozuměním a chybám. Fakturantka by měla být s účetním oddělením v kontaktu a informovat ho o všech změnách a aktualizacích, které se týkají fakturace.

Sledování legislativy

Fakturantka musí být vždy v obraze ohledně aktuálních zákonů a předpisů týkajících se fakturace. Změny v legislativě, jako jsou úpravy sazeb DPH nebo zavedení nových povinných údajů na fakturách, mohou mít přímý dopad na její práci. Pravidelné sledování legislativy je proto nezbytné pro zajištění správnosti a souladu faktur s platnými předpisy. K tomu fakturantce slouží různé zdroje informací, jako jsou odborné webové stránky, publikace nebo školení. Důležité je také sledovat novinky a změny na straně Finanční správy, která vydává metodické pokyny a stanoviska k fakturaci. Nedodržení legislativních požadavků může mít pro firmu negativní důsledky, včetně finančních postihů. Proto je sledování legislativy nedílnou součástí náplně práce fakturantky a vyžaduje systematický přístup a zodpovědnost.

Dobrá znalost účetnictví

Fakturantka má na starosti důležitou část finančního zdraví firmy - fakturaci. Pro bezproblémový chod a udržení si dobrého jména firmy je důležitá dobrá znalost účetnictví.

Fakturantka musí rozumět účetním principům, aby správně zaúčtovala faktury, sledovala platby a hlídala termíny splatnosti. Musí vědět, jaký typ dokladu vystavit (zálohová faktura, faktura, dobropis), jaký zvolit způsob platby a jak správně uvést DPH.

Důležitá je také znalost zákonných povinností spojených s fakturací a účetnictvím. Fakturantka by měla být schopna pracovat s účetním softwarem a orientovat se v účetní dokumentaci.

Práce na počítači (MS Office)

Fakturantky tráví značnou část svého pracovního dne u počítače. Znalost práce s Microsoft Office, zejména s programy Word a Excel, je proto nezbytná. V aplikaci Word fakturantky vytváří a upravují obchodní dokumenty, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy a upomínky. Důležitá je znalost formátování dokumentů, vkládání tabulek a obrázků a práce s šablonami. Excel je klíčový pro tvorbu a správu faktur, vedení účetních knih a vytváření přehledných reportů. Fakturantky by měly umět pracovat s vzorci, funkcemi a grafy a také importovat a exportovat data. Kromě Wordu a Excelu se může hodit i znalost dalších programů balíčku MS Office, například PowerPointu pro tvorbu prezentací nebo Outlooku pro firemní komunikaci.

Pečlivost a zodpovědnost

Fakturantka má na starosti citlivé firemní údaje a finanční toky, proto je v této profesi pečlivost a zodpovědnost naprosto klíčová. Každá faktura musí být vystavena správně a včas, s uvedením všech náležitostí a bez chyb. Chyby ve fakturaci mohou mít pro firmu vážné následky, ať už se jedná o pokuty ze strany finančního úřadu, problémy s obchodními partnery nebo ztrátu důvěryhodnosti. Zodpovědná fakturantka si dává záležet na tom, aby všechny doklady pečlivě zkontrolovala a dodržovala interní směrnice firmy i platnou legislativu. Svou prací tak přispívá k hladkému chodu firmy a budování dobrého jména společnosti.

Komunikativnost a příjemné vystupování

Fakturantka má na starosti důležitou agendu, a proto je klíčové, aby byla komunikativní a uměla správně jednat s lidmi. Denně totiž přichází do styku s kolegy z jiných oddělení, například s obchodníky nebo s účetními, se kterými řeší nejasnosti ohledně faktur. Komunikace neprobíhá pouze interně, fakturantka často řeší emaily a telefonáty se zákazníky. Zde je potřeba trpělivost a vstřícnost, jelikož se může setkat s dotazy ohledně platebních podmínek, upomínek nebo reklamací. Fakturantka by měla umět srozumitelně a zdvořile podat informace, a to i v případě, že se jedná o nepříjemný telefonát. Profesionální a příjemné vystupování je v této profesi velmi důležité, jelikož fakturantka je často prvním kontaktem, se kterým se zákazník setká.

Schopnost pracovat samostatně i v týmu

Fakturantka má na starosti důležitou agendu, a proto je klíčové, aby byla schopná pracovat samostatně i v týmu. Samostatnost se uplatní při zpracování faktur, kontrole údajů a termínů či při řešení drobných nesrovnalostí. Zároveň je ale fakturantka často součástí účetního či obchodního oddělení, a proto je nutná i schopnost týmové spolupráce. Komunikace s kolegy, předávání informací a společná zodpovědnost za včasné a správné vyfakturování dokladů jsou pro fakturantku každodenní rutinou.

Schopnost kombinovat samostatný přístup s efektivní týmovou prací je tak pro uchazečky o pozici fakturantky velmi důležitá.

Průměrná mzda fakturantky

Fakturantka má na starosti širokou škálu úkolů souvisejících s fakturací a účetnictvím. Mezi její hlavní povinnosti patří vystavování, odesílání a archivace faktur, kontrola plateb a upomínání nezaplacených faktur. Dále fakturantka komunikuje se zákazníky ohledně fakturačních záležitostí, spolupracuje s ostatními odděleními ve firmě a podílí se na uzavírání účetních období.

Průměrná mzda fakturantky se liší v závislosti na mnoha faktorech, jako je region, velikost a obor firmy, délka praxe a dosažené vzdělání. Obecně se dá říci, že nástupní mzda fakturantky se pohybuje okolo 28 000 Kč hrubého. S delší praxí a zkušenostmi se mzda může vyšplhat až na 40 000 Kč hrubého a více.

Možnosti dalšího vzdělávání

Fakturantky a fakturanti se nemusí bát o nedostatek možností rozvoje. Práce s fakturací se neustále vyvíjí s novými technologiemi a legislativou. Existuje mnoho kurzů a školení, které vám pomohou udržet si přehled a získat nové dovednosti. Zaměřte se například na kurzy v oblasti účetního softwaru, elektronické evidence tržeb nebo daňové problematiky. Získání certifikátu z dané oblasti vám může výrazně pomoct v kariérním postupu a zvýšit vaši hodnotu na trhu práce. Mimo odborné kurzy se zaměřte i na rozvoj soft skills, jako je komunikace, time management a práce v týmu. Tyto dovednosti jsou klíčové pro efektivní spolupráci s kolegy a klienty a přispívají k budování pozitivní pracovní atmosféry. Nepodceňujte ani samostudium a sledování aktuálních trendů v oboru. Čtěte odborné články, účastněte se webinářů a konferencí. Získáte tak cenné informace a kontakty, které vám můžou pomoci v profesním životě.